Stap voor stap beter met ‘Open op Orde’

In de wereld van informatiemanagement en overheid is er één kreet die steeds vaker opduikt: ‘Open op Orde’. Dit actieplan van de overheid is een hulpmiddel voor overheidsorganisaties om gegevensbeheer te optimaliseren en transparantie te bevorderen. Dit plan om informatiehuishouding te verbeteren is als reactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag gekomen.

Voordat we dieper ingaan op de te nemen stappen, laten we eens kijken naar wat ‘Open op Orde’ eigenlijk inhoudt. Het draait allemaal om het creëren van een gestructureerde aanpak voor het beheren van gegevens en het waarborgen van naleving van regelgeving. Ook is het goed om eerst je huidige informatiemanagementpraktijken onder de loep te nemen. Wat gaat er goed en waar liggen verbeterpunten? Identificeer gebieden waar je denkt dat het actieplan ‘Open op Orde’ bij kan helpen om processen efficiënter te maken en de kwaliteit van je gegevens te verbeteren.

Vervolgens kun je het actieplan Open op Orde downloaden en bestuderen. Wat zal opvallen is dat er drie samenhangende aspecten zijn die cruciaal zijn voor een succesvolle informatiehuishouding.

1. Aantrekken van professionals

De eerste sleutel tot een effectieve informatiehuishouding zijn de professionals die verantwoordelijk zijn voor het beheer van informatie. Dit zijn mensen met de juiste kennis, vaardigheden en ervaring om gegevens te verzamelen, te organiseren, te bewaren en te gebruiken op een manier die zowel efficiënt als veilig is. Deze professionals zijn vaak belast met taken zoals het opstellen van beleid voor informatiebeheer, het trainen van personeel en het waarborgen van naleving van regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming.

"De eerste sleutel tot een effectieve informatiehuishouding zijn de professionals die verantwoordelijk zijn voor het beheer van informatie"

2. Aard en volume van informatie

Tot slot is het belangrijk om rekening te houden met de aard en het volume van de informatie die wordt beheerd. Dit omvat niet alleen het soort gegevens dat wordt verzameld (zoals persoonlijke gegevens, financiële gegevens, etc.), maar ook de hoeveelheid informatie die wordt gegenereerd en verwerkt. Gemeenten worden vaak geconfronteerd met enorme hoeveelheden gegevens, variërend van burgerregistraties tot financiële rapporten en beleidsdocumenten. Het is van cruciaal belang om systemen en processen te hebben die kunnen omgaan met deze grote volumes en ervoor te zorgen dat gegevens op een gestructureerde en toegankelijke manier worden beheerd.

3. Werken met betere systemen

Een ander essentieel aspect van de informatiehuishouding zijn de informatiesystemen die worden gebruikt om gegevens op te slaan, te verwerken en te delen. Deze systemen kunnen variëren van eenvoudige databases tot complexe softwaretoepassingen die specifiek zijn ontworpen voor het beheer van grote hoeveelheden informatie. Het is van cruciaal belang dat deze systemen goed worden onderhouden, up-to-date zijn en voldoen aan de behoeften van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving.

4. Stel samen richtlijnen op

Een van de sleutels tot succes met ‘Open op Orde’ is het implementeren van duidelijke structuren en beleidslijnen voor informatiebeheer. Stel samen richtlijnen op voor het verzamelen, opslaan en delen van gegevens, en zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn en zich eraan houden.

Belangrijkste acties

Technologie speelt een cruciale rol bij het realiseren van ‘Open op Orde’. Overweeg investeringen in geavanceerde informatiesystemen, cloudoplossingen en beveiligingsmaatregelen om je informatiemanagement te versterken. Zorg ervoor dat de gekozen technologieën voldoen aan de richtlijnen van ‘Open op Orde’ en de AVG.

Last but not least, vergeet niet het belang van educatie en training. Zorg ervoor dat alle medewerkers goed zijn opgeleid in de principes van ‘Open op Orde’ en weten hoe ze deze in de praktijk kunnen brengen. Door het bewustzijn te vergroten en vaardigheden op te bouwen, kun je de adoptie van het nieuwe informatiemanagementbeleid stimuleren.

Met deze stapsgewijze aanpak ben je goed op weg naar een beter informatiemanagement met ‘Open op Orde’. Ben je op zoek naar professionals die hierbij kunnen helpen? Neem dan contact met ons op.